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Access-Anbindung

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Mit Microsoft® Access haben Sie die Möglichkeit, direkt auf die Daten von EULANDA®  zuzugreifen; hierbei können Sie nicht nur die Daten lesen, sondern direkt verändern oder anfügen.

Voraussetzungen

Damit Office auf die EULANDA®-Daten zugreifen kann, muss ein ODBC-Treiber installiert bzw. die ODBC-Schnittstelle konfiguriert sein. Diese ist in wenigen Minuten eingerichtet und für jeden Arbeitsplatz eine einmalige Angelegenheit. Eine Beschreibung hierzu finden Sie im Kapitel ODBC. Dieses Beispiel wurde mit Microsoft® Office XP realisiert, die Bildschirme für Microsoft® Office 2000 sehen jedoch sehr ähnlich aus, so dass diese Beschreibung für beide Accessversionen verwendet werden kann.

Aufgabenstellung

In diesem Beispiel zeigen wir die Erstellung einer Bildschirmmaske über Access mit zwei zusätzlichen Elementen – einer Schaltfläche zum Speichern des Datensatzes und einer zum Aktualisierten der Daten.

Schritt für Schritt

Öffnen Sie Access und wählen Sie dann unter „Datei“ die Funktion „Neu“. Unter Office XP wird dann rechts eine Leiste mit verschiedenen Funktionen angeboten. Wählen Sie die Operation „Leere Datenbank“.

 

Als Dateiname für die Datenbank wählen Sie einfach EULANDA.MDB. Der Ordner „Eigene Dateien“ wird standardmäßig vorgeschlagen und kann übernommen werden.

Die neue Datenbank enthält jetzt noch keine Tabellen und keine Formulare. Da wir hier keine Tabellen anlegen möchten, sondern direkt auf die EULANDA®-Tabellen des SQL-Servers zugreifen wollen, wählen wir unter „Datei“ den Punkt „Externe Daten“ und hier den Unterpunkt „Tabellen verknüpfen...“.

EULANDA® benutzt den Microsoft® SQL Server 2000 zur Verwaltung der Daten. Einen direkten Zugriff auf diese Daten erhalten wir über den ODBC-Treiber in der Auswahl „Dateityp“ des Dialogs. Wählen Sie bei Dateityp „ODBC Databases ()“ aus. Der ODBC-Treiber muss hierzu, wie im Kapitel „ODBC-Schnittstelle einrichten“ beschrieben, eingerichtet worden sein.

 

Im ODBC-Dialog stehen Ihre eingerichteten Quellen zur Auswahl. Wir hatten in diesem Beispiel die ODBC-Quelle „EULANDA-Demo“ genannt. Wählen Sie diese bzw. die von Ihnen benannte Quelle aus.

 

Der Benutzername und das Passwort werden abgefragt. Der Standardbenutzer heißt „Eulanda“ und hat, wenn nichts geändert wurde, das Passwort „eulanda“.

Im nächsten Dialog stehen Ihnen alle Tabellen der EULANDA®-Datenbank zur Verfügung. Wählen Sie die Tabelle „Adresse“ mit dem Namen „dbo.Adresse“ aus. Der Namesteil „dbo“ steht für „DatabaseOwner“ und bedeutet „Datenbankbesitzer“. In den meisten Situationen wird die Tabelle mit diesem Namenszusatz angesprochen.

Diese neue Tabelle steht nun in Access wie eine Original-Access-Tabelle zur Verfügung und kann in allen Formularen verwendet werden.

Wir erstellen als nächstes unter „Formular“ über den Assistenten eine Bildschirmmaske zu den Adressen.

Wählen Sie aus den angebotenen Feldern nun Match, Name1, Name2, Name3, Strasse, Land, Plz und Ort aus.

Die nächste Dialogseite des Assistenten erlaubt auf einfache Weise, die Anordnung der Felder vorzugeben. Wir benutzen die erste Option, „einspaltig“.

Hier werden alle Felder untereinander in die Bildschirmmaske gefügt. Im nächsten Dialog können Sie das Layout beeinflussen. Verwenden Sie hier am besten die Option „Standard“.

Das vom Assistenten erzeugte Formular ist noch nicht für unsere Aufgabenstellung ausreichend definiert. Benutzen Sie daher in der letzten Maske des Assistenten die Option „Den Formularentwurf verändern“ und betätigen Sie dann die Schaltfläche „Fertigstellen“.

Das vom Assistenten erzeugte Formular sieht nun so aus:

 

In die Bildschirmmaske fügen wir jetzt noch Schaltflächen ein, eine zum Aktualisieren und eine zum Speichern von Daten. Die Schaltflächen wählen wir in der Access-Toolbox aus. Daraufhin wird der „Befehlsschaltflächen-Assistent“ angezeigt und bietet die folgenden Optionen an. Wir wählen für die Schaltfläche „Aktualisieren“ die Kategorie und Funktion entsprechend aus.

Als nächstes wählen wir die zweite Schaltfläche aus und belegen diese mit der Speicherfunktion.

 

Unser Formular enthält nun neben den Feldern auch die zwei eingefügten Schaltflächen.

Nach Schließen des Formulars kann man die fertige Access-Anbindung durch Doppelklick starten.

Sie können diese Maske parallel zu Ihrer EULANDA® benutzen. Durch die Schaltfläche „Aktualisieren“ haben Sie die Möglichkeit, die angezeigten Daten, die ggf. in EULANDA® geändert wurden, neu vom SQL-Server zu laden und anzeigen zu lassen. Umgekehrt sind Änderungen an Daten über die Access-Maske sofort in EULANDA® sichtbar. Dort müsste der Datensatz durch Neuaufrufen ebenfalls aktualisiert werden.