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Excel-Anbindung

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EULANDA® benutzt als Datenbankbasis den Microsoft® SQL Server. Hierdurch ist eine optimale Integration in die Microsoft®-Officeplattform gewährleistet. Ein Export von Daten ist nicht notwendig, da Excel oder andere Officeanwendungen direkt auf die EULANDA®-Datenbank zugreifen können.

Überprüfung

Um von Excel auf die EULANDA®-Daten zugreifen zu können, muss im Office-Setup die Option „Microsoft Query“ installiert worden sein.

Sie können dies kontrollieren, indem Sie über die Systemsteuerung den Punkt „Software“ aufrufen und dort den Punkt „Microsoft Office...“ unter „Ändern“ aufrufen. In der Optionsbox wählen Sie dann den Punkt „Office Tools“ aus.  Innerhalb dieses Punktes gibt es den Eintrag „Microsoft Query“. Überprüfen Sie, ob diese Option angewählt wurde; andernfalls muss dieser Punkt  nachinstalliert werden. Hierzu wird die Original-Office-CD benötigt.

Voraussetzungen

Damit Office auf die EULANDA®-Daten zugreifen kann, muss ein ODBC-Treiber installiert bzw. die ODBC-Schnittstelle konfiguriert sein. Diese ist in wenigen Minuten eingerichtet und für jeden Arbeitsplatz eine einmalige Angelegenheit. Eine Beschreibung hierzu finden Sie im Kapitel ODBC.

EULANDA®-Daten in Excel einlesen

 

In Excel® finden Sie im Menü „Daten“ den Punkt „Externe Daten“. Dort rufen Sie den Punkt „Neue Abfrage erstellen“ auf.

ODBC-Quelle auswählen

Im folgenden Dialog wählen Sie ihre zuvor eingerichtete ODBC-Datenquelle aus.

 

In diesem Beispiel wurde die ODBC-Datenquelle EULANDA-Demo genannt; der angezeigte Name hängt natürlich von Ihrer ODBC-Einrichtung ab. Wählen Sie Ihren Datenquellennamen aus und bestätigen Sie mit der Schaltfläche „OK“.

Autorisierung

Nach Auswahl der Datenquelle wird die Autorisierung überprüft und ggf. das Passwort verlangt, um auf die SQL-Daten zugreifen zu dürfen. Unter NT sowie Windows® 2000 und Windows® XP kann die vertrauenswürdige Verbindung benutzt werden, in allen anderen Fällen ist ein Benutzername und ein Passwort notwendig.

Der Standard-Benutzer hat den Namen „Eulanda“ und auch das Passwort „eulanda“, sofern dies nicht von Ihrem Administrator geändert wurde.

 

Tabellen und Feldauswahl

Im folgenden Dialog können Sie eine Tabelle auswählen, z.B. Adressen, Artikel usw. Innerhalb der Tabelle werden alle Datenfelder aufgelistet. Sie können die benötigten Felder einfach per Doppelklick in die rechte Anzeige übernehmen.

 

Daten filtern

Über Filter können Bedingungen gesetzt werden. Hierzu kann zu jedem Feld eine logische Bedingung, wie ist gleich, ist größer usw., gesetzt werden.

 

Daten sortieren

Die nächste Dialogbox erlaubt eine mehrstufige Sortierung, die für jede Teilsortierung als auf- oder absteigend definiert werden kann.

 

Abfrage Fertigstellen oder Speichern

Alle Einstellungen wurden nun durchgeführt. Sie können die Abfrage nun speichern oder die Daten direkt an Excel übergeben.

Wird dieselbe Abfrage öfter benötigt, so ist ein Speichern sinnvoll. Bei jedem Aufruf der Abfrage werden stets die aktuellen Daten vom SQL-Server abgerufen.

 

Zellen bestimmen

 

Die Daten sind bereitgestellt; nun kann bestimmt werden, an welche Stelle im Arbeitsblatt die Daten eingefügt werden sollen. Standardmäßig kann der Vorschlag direkt übernommen werden.

Das fertige Arbeitsblatt

 

Öffnen der Daten aus einer gespeicherten Abfrage

Wenn Sie die Abfrage gespeichert haben und diese öffnen, werden Sie immer nach dem Passwort und anschließend nach dem Zielbereich gefragt.