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Druckbox

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Allgemein

Die Druckbox ist, bis auf wenige Ausnahmen, den Ausdrucken vorgeschaltet. Über die Taste F7 lässt sich die Ausgabeeinheit auf die folgenden Geräte umschalten: Drucker, Vorschau, Fax, eMail und Datei.

Hinweis
Eine Ausgabe in eine Datei kann auch über den Druck aus der Vorschau durchgeführt werden. Als Dateiausgabe stehen dort weitere Formate, wie ASCII, HTML, PDF, Excel usw., zur Verfügung.

Die angewählte Ausgabeeinheit steht in der Datenquelle „Grundwerte“ als Feldwert „TargetDevice“ zur Verfügung und kann zum Beispiel benutzt werden, unterschiedliche Layouts innerhalb ein und der selben Vorlage zu verwenden.

 

Ausgabe auf den Drucker

 

Ausgabe auf den Drucker

 

Briefkopf

Für jeden Ausdruck kann ein Briefpapier als Briefkopf unterlegt werden. Hierbei wird das Briefpapier unter den eigentlichen Ausdruck gelegt. Briefpapiere können im Berichts-Designer im Abschnitt „Allgemein“ verändert bzw. erstellt werden. Soll kein Briefpapier verwendet werden, so stellen Sie die Option „kein Briefkopf“ ein.

Einige Briefpapiere werden standardmäßig mitgeliefert, Sie können diese als Vorlagen für ein eigenes Briefpapier benutzen oder ganz eigene Briefpapiere hinterlegen. Die mitgelieferten Briefpapiere setzen eine Berichtsvorlage mit aktivem Seitenlayout und einer Länge von 297mm voraus. Dies ist bei allen Standard-Vorlagen zum Auftragswesen (Angebot, Rechnung, Lieferschein usw.) der Fall.

Die im Standard enthaltenen Briefköpfe drucken bereits die Firmenstammdaten, die Sie unter Zubehör/Einstellungen/Firmenstamm eintragen können, mit aus. Auch Ihr Firmenlogo wird aus diesem Bereich verwendet.

Standard (Blanko)

Enthält nur die Seitenzahl und die Schnittmarken links für Halbes A4 und eine Drittelfalzung.

Standard (Oben)

Enthält ein Briefpapier, dass den Briefkopf oben über die gesamte Blattbreite darstellt. Das Logo ist oben links positioniert. Im Fußbereich sind die Bankverbindungen und die Seitennummerierungen.

Vorlage Standard (Oben)

 

Standard (Rechts)

Dieses Briefpapier enthält das Logo oben rechts. Alle Firmenangaben stehen in einem rechten Streifen von oben bis zum unteren Blattrand.

Vorlage Standard (Rechts)

 

Anzahl Kopien

Die Anzahl der Kopien kann frei eingestellt und als Standard für die angezeigte Gruppe gespeichert werden. In den Ausdrucken kann über einen Kopienzähler eine Textausgabe erfolgen. Hierdurch ist es möglich, auf die 2. Kopie „Buchhaltung“, „Ablage“ usw. auszugeben. Eine Berichtsvorlage mit dieser Funktion finden Sie im EULANDA®-Anwenderforum zum Download.

 

Sprache

Über die Auswahlbox kann eingestellt werden, in welcher Sprache der Ausdruck erfolgen soll. Bei Ausdrucken, die einem Kunden zuordenbar sind, wird die Auswahlbox automatisch auf die Sprache des Kunden voreingestellt. Im Kundenstamm kann die Sprache hierzu voreingestellt werden. Die verfügbaren Korrespondenzsprachen sind optional, müssen also einzeln erworben werden. Lediglich die Primärsprache, also die Sprache in der EULANDA® erworben wurde steht immer zum Ausdruck zur Verfügung.

Die Berichts-Vorlagen werden in Echtzeit übersetzt, zusätzlich wird bei Positionen ein Mehrsprachentext unterstützt, so dass, wenn diese die Artikeltexte entsprechend erfasst wurden, auch der Positionstext von Angeboten, Rechnungen usw. in der eingestellten Sprache ausgegeben wird.

 

Drucker

Die installierten Druckertreiber stehen hier zur Auswahl. Standardmäßig werden die Drucker mit den Netzwerknamen im UNC-Format (also \\Server\Druckerfreigabename) dargestellt. Der Drucker kann für diese Gruppe als Standard übernommen werden.

 

Schacht Erste Seite

Der Schacht für die erste Seite einer Ausgabe kann hier vorgewählt werden. Das Abspeichern als „Standard“ wird ebenfalls unterstützt.

 

Folgeseiten

Besteht ein Dokument aus mehreren Seiten, so kann der Schacht für die Folgeseiten ebenfalls eingestellt und auf Wunsch als Standard für zukünftige Ausdrucke gespeichert werden.

 

Als Standard für Gruppe „z.B. Listen“ übernehmen

Sie möchten Lieferscheine oder Etiketten, also beliebige Berichte auf einem bestimmten Drucker ausgeben, und das System soll sich dies für den nächsten Ausdruck merken?

So etwas funktioniert natürlich! EULANDA® benutzt zur Verwaltung von Berichten und Druckern Profile. Bei der Auslieferung wurden bereits alle Berichte sinnvollen Gruppen zugeordnet. So wurden alle Etiketten der Druckgruppe (=dem Profil) „Etikett“ zugeordnet. Alle Berichte zu Vorgängen, also Angebote, Rechnungen, Auftragsbestätigungen, werden der Druckgruppe „Standard“ zugeordnet, alle Übersichten der Druckgruppe „Listen“.

Eine Druckergruppe definiert verschiedene Formulare, die alle denselben Drucker mit identischen Eigenschaften (Anzahl Kopien, Druckername usw.) benutzen sollen. Die Gruppen werden im Berichts-Designer gepflegt. In der Druckbox kann man Eigenschaften setzen und diese der kompletten Gruppe über die Funktion „Als Standard speichern“ zuordnen. Alle Ausdrucke dieser Gruppe benutzen dann diese Vorgaben für zukünftige Ausgaben.

Möchten Sie einen Bericht einem eigenen Drucker zuordnen, so machen Sie zu dem gewünschten Bericht eine neue Druckgruppe auf. Dies erfolgt in der Berichtsverwaltung. Hierzu rufen Sie den Berichts-Designer über die Schnellstartleiste unter „Systemverwaltung“ auf, wählen in der Übersicht Ihren Bericht (=Formular) und dort die Eigenschaften des Berichts aus und setzen unter „Druckgruppe“ einen beliebigen Profilnamen ein. Sie können nun zu dieser neuen Gruppe die Eigenschaften über die Druckbox setzen.

 

Ausgabe als Vorschau

 

Tipp
Jeder Ausdruck kann über die Vorschau kontrolliert werden. In der Vorschau kann durch Klicken in die Anzeige bei gedrückter Maus der „Ausdruck“ gescrollt werden.

 

Drucken aus der Vorschau

In der Vorschau ist ebenfalls eine Druckoption vorhanden. Diese erlaubt neben der Ausgabe auf den Drucker auch die Ausgabe in verschiedenen Dateiformaten.

 

Druckbox aus der Vorschau

In dieser Druckbox werden neben der Sortierung auch Seitenbereiche unterstützt. Bei der Ausgabe in das PDF-Format wird, im Gegensatz zum Versand über eMail, nur das interne PDF-Format unterstützt. Das interne PDF-Format unterstützt keine Richtext-Elemente, keine schräggestellten Texte und keine Sonderelemente. Einschränkungen zum internen PDF-Format finden Sie im Kapitel „Grenzwerte“ des Benutzer-Handbuchs.

 

Fax

 

Faxausgabe

Die Ausgabe auf eine FAX-Einheit setzt voraus, dass die Faxeinheit unter „Einstellungen“ konfiguriert wurde.

 

Fax vor dem Senden editeren

EULANDA® unterstützt bei eingestelltem GFI-Faxmaker-Treiber das Editieren des Faxdokuments. Hierbei wird das FAX grafisch erzeugt und als Dateianhang über das MAPI-System versendet. Der freie Haupttext (=Body) kann bei eingeschalteter Option verändert werden.

Hinweis
Achten Sie bei Serienfaxen darauf, dass die Option „Fax vor Senden editieren“ nicht aktiv ist, da sonst vor jedem Faxversand eine Dialogbox des MAPI-Systems angezeigt werden würde.

 

Weitere Optionen

Die weiteren Faxoptionen wie „Sofort senden“, „Optimiert senden“ und „Auflösung“ werden bei den zur Zeit möglichen Treibern nicht unterstützt und sind für zukünftige Treiberoptimierungen vorgesehen.

 

eMail

 

Ausgabe als eMail

Angebote, Rechnungen usw. lassen sich bei der Ausgabe als eMail in ein PDF-Dokument umwandeln. Dieses wird als Dateianhang versendet. Die Art und Weise der PDF-Umwandlung hängt von den Angaben ab, die Sie unter „Einstellungen“ auf der Karteikarte "PDF" vorgenommen haben.

Die Ausgabe von eMail kann entweder über MAPI oder das SMTP-Protokoll erfolgen. Welches Verfahren benutzt wird, hängt von Ihren Einstellungen für eMail ab.

 

Datei

Die Ausgabe über „Datei“ erzeugt eine PDF-Datei. Wünschen Sie andere Formate (Excel, HTML usw.), so können Sie die Dateifunktion der Druckvorschau benutzen. Aus der Vorschau kann mit erweiterten Funktionen gedruckt werden.

Ausgabe in eine Datei

Die Ausgabe in eine PDF-Datei hängt von den Einstellungen ab, die Sie dort auf der Karteikarte „PDF“  vorgenommen haben. Neben der direkten Ausgabe in eine PDF-Datei unterstützt EULANDA® auch die Ausgabe in ein PDF-Archiv. Das Spoolverzeichnis wird automatisch bei jeder Revision eines Ausdrucks (Angebot, Rechnung usw.) aktualisiert.