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Karteikarte „Daten“

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Allgemein

Jeder Ausdruck benötigt Daten zum Ausdrucken. Die Zusammenstellung, Sortierung, Feldauswahl und Verkettung der Daten wird Datenquelle genannt.

Diese eingebetteten Datenquellen können bei neuen Berichtsvorlagen und bei den meisten Berichtsvorlagen bequem im Berichts-Designer angelegt bzw. verändert werden. Den Berichts-Designer erreichen Sie über die Schnellstartleiste über den Modulpunkt Berichts-Designer. 

Karteikarte Daten anwählen

Datenquelle über den Assistenten anlegen

Nach Wechsel auf die Karteikarte „Daten“ kann der Abfrageassistent im Menü „Daten“ unter dem Punkt „Neu“ aufgerufen werden.

Assistenten für neue Datenquellen

Der Abfrageassistent führt Sie durch die Tabellen- und Feldauswahl. Sie können im Assistenten neue Feldwerte berechnen lassen, Daten gruppieren, Daten sortieren lassen und Filterbedingungen setzen.

Tabelle oder Sicht auswählen

Der Abfrageassistent beginnt mit der Auswahl der Tabellen und Sichtauswahl.

Tabelle oder Sicht auswählen

Die Übernahme der Tabelle bzw. Sicht erfolgt durch Doppelklick oder durch Auswahl und Betätigen des Pfeil „rechts“ zwischen den beiden Boxen. In der Regel wird man nur eine Datenquelle auswählen.

Sollen alle Felder der Tabelle ausgewählt werden, und möchten Sie auf einen Filter oder eine Sortierung verzichten, so können Sie bereits die Datenquelle fertigstellen.

Welche Tabelle wird wofür benutzt?

Namen, die ein Leerzeichen bzw. einen Unterstrich enthalten sind Sichten, alle anderen Namen sind Tabellen. Sichten werden verwendet, um für einen bestimmten Zweck optimierte Zusammenstellungen von Feldern zu erhalten. Während Tabellen nur die Felder enthalten, die auch wirklich gespeichert sind, können Sichten neben solchen Feldern auch berechnete Felder enthalten, z.B. den Monatsnamen für ein Rechnungsdatum. Sichten erlauben es auch, Feldwerte aus anderen Tabellen mit zu verwenden.

Sichten, die mit „Print“ beginnen, wurde speziell für den Druck optimiert. Diese enthalten sehr viele berechnete Felder. Bei Anschriften stehen beispielsweise Variablen mit den Namen Druckname1,2,3 neben den üblichen Tabellenfeldnamen Name1,2,3 zur Verfügung. Diese Drucknamen speichern die Namenszeilen so um, dass ggf. enthaltene Leerzeilen am Anfang der Zeilen stehen. Rechnungen enthalten über Drucksichten (=Printsichten oder Printviews), unabhängig von Rechnung oder Gutschrift, stets positive Beträge.

Sichten mit „Master“ im Namen sind komplexe Sichten, die über viele berechnete Felder verfügen.

Für Statistiken, die auf Kreuztabellen basieren, gibt es Sichten mit dem Namen „Pivot“. Diese optimieren alle gruppierbaren Berechnungen.

In der Onlinehilfe finden Sie in einem eigenen Handbuch mit dem Titel „Microsoft SQL-Server“ ein Kapitel mit der Bezeichnung „Feldbeschreibungen“. Dort finden Sie auch weiterführende Informationen zu den Tabellen- und Sichten-Namen.

Eine zweite Tabelle hinzufügen

Werden ausnahmsweise mehrere Tabellen benötigt, so werden diese auf der linken Seite angewählt. Über einen Zusatz-Dialog wird eine Gemeinsamkeit abgefragt, die beide Tabellen sinnvoll miteinander verbindet. Beide Tabellen werden nach der Zusammenführung als eine Datenquelle dargestellt. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn man zu den Adressdaten auch die Vertreterdaten in einer einzigen Datenquelle benutzen möchte.

Verbindungsdialog

Wird die zweite Datenquelle ausgewählt, so schlägt der Assistent für die Gemeinsamkeit eine Reihe von Verbindungen vor. Diese werden im unteren Bereich eingeblendet. Sie sind wie vorgeschlagen nicht verwendbar. Aus diesem Grund werden diese unteren Einträge markiert und über die Schaltfläche „Entfernen“ gelöscht. Benötigt wird eine einzige Verbindung und zwar von der ID der zweiten Tabelle – hier Vertreter – zur VertreterID der Adresse.

Der Verbindungstyp wird hierbei auf „Left Outer“ eingestellt. Das bedeutet, dass auch Daten geladen werden, zu denen es keinen Vertreter gibt. Würde man den Standard „Inner“ benützen, so würden nur Adressen geladen, zu denen es in jedem Fall einen Vertreter gibt.

Datenquelle bestehend aus zwei Tabellen

Technische Information

EULANDA® unterstützt Verbindungen zu den Tabellen untereinander über  ID's. Hierbei hat jede Tabelle eine eigene ID, dies kann man vereinfacht als Speicherplatz des Datensatzes bezeichnen. Hängt eine Tabelle logisch von einer anderen ab, so wird eine ID mit Namen der abhängigen Tabelle als „Verbindungs-ID“ benutzt. In Adressen wird beispielsweise ein Vertreter unterstützt. Die VertreterID zeigt damit auf die ID der Vertretertabelle; bei Rechnungen zeigt die KopfID der Position auf die ID des Kopfdatensatzes und die AdresseID zeigt auf die ID der zum Kopfdatensatz zugehörigen Adresse.

Alle Tabellen sind auf diese Weise in einem Netzwerk von Abhängigkeiten verbunden. Durch diese einfache Logik können nun jederzeit Zusatzinformationen „nachgeladen“ werden, indem man eine Datenquelle mit zwei oder mehr Tabellen definiert und die Abhängigkeit angibt.

Felder auswählen

Im nächsten Dialog des Assistenten können Sie bestimmen, ob alle Felder der neuen Datenquelle verwendet werden sollen, oder ob Sie eine Auswahl von bestimmten Feldern vornehmen möchten.

Wenn Sie viele Datensätze gespeichert haben, ist es immer sinnvoll, nur die wirklich benötigten Felder auszuwählen. Dies minimiert den Arbeitsspeicherbereich enorm – und was sicherlich ebenso wichtig ist – die Operation kann schneller ausgeführt werden.

Option zur Feldauswahl

Die Felder können per Doppelklick oder durch Anwählen und Betätigen des Pfeils „rechts“ zwischen den beiden Boxen angefügt werden. Die Reihenfolge der Felder kann für die Datenquelle auch im Nachhinein geändert werden. Hierzu sind die Pfeile auf/ab rechts außen vorhanden.

Wurden mehrere Tabellen ausgewählt und die Feldnamen sind identisch, wie zum Beispiel beim Match, den gibt es bei Adressen und Vertretern, so können Sie sich am Namen der Tabelle orientieren.

Feldauswahl

Berechnungen hinzufügen

Über den Berechnungen-Dialog des Abfrageassistenten können Sie neue Felder, wie z.B. Summen, berechnen lassen. Berechnungen sind nur dann sinnvoll, wenn die Datensätze gruppiert werden. Die Summe des Saldos einer einzigen Adresse ergäbe keinen Sinn. Die Summe über alle Adressen bestimmter Länder aber schon eher.

Die Entscheidung, ob Berechnungen durchgeführt werden sollen oder nicht, erfolgt in einer Vorauswahl.

Vorauswahl für den Berechnungen-Dialog

Wenn Sie sich in der Vorauswahl für Berechnungen entschieden haben, können Sie nun links das Feld auswählen mit dem die Berechnungen durchgeführt werden.

Auswahl des Berechnungsfeldes

Nach Auswahl des Feldes wird über den Zusatzdialog die Art der Berechnung eingestellt.

Berechnungsfunktion

Hier haben Sie die Möglichkeit, neben Summen auch Anzahl, Durchschnitt, Minimal- oder den Maximalwert einzustellen.

Gruppen definieren

Im nächsten Dialog können Sie die Gruppierungsfelder auswählen. Wurde zuvor eine Berechnung ausgewählt, so werden automatisch alle Felder der Feldauswahl in die Gruppenliste eingetragen.

Sie dürfen in die Gruppe zwar weitere Felder aufnehmen, jedoch müssen mindestens die Felder der Feldliste enthalten sein.

Gruppendialog

Die zuvor eingestellte Berechnung wird für alle Gruppenfelder durchgeführt. Hierbei werden alle gleichen Feldinhalte laut der Berechnung zusammengefasst. In diesem Beispiel also der Matchcode und der Ort. Für alle gleichen Orte und für alle gleichen Matchcodes wird dementsprechend eine Summe gebildet. Insgesamt werden nur die Kombinationen der Feldwerte vom SQL-Server abgerufen.

Gruppenbildungen im SQL-Server sind vornehmlich für Kurzstatistiken und Übersichten geeignet.

Filterbedingung setzen

Möchte man nicht alle Daten vom SQL-Server abrufen, so lassen sich über Filterbedingungen Einschränkungen setzen.

Vorauswahl zur Filterbedingung

Haben Sie sich dafür entschieden, nicht alle Daten abzurufen, so können Sie im nächsten Dialog die Einschränkungen definieren.

Filterbedingung setzen

Über das rechte Mausmenü können Sie im weißen Teil der Filterbox die Kriterien, also die Bedingungen, einfügen.

Kriteriendialog

Im Kriteriendialog wählen Sie aus, ob ein Feldwert kleiner, größer, gleich sein oder eine andere Bedingung erfüllen muss. Sie können auf diese Weise beliebig viele Kriterien in die Auswahl einfügen. Neben der Kriterienauswahl hat das Rechte-Mausmenü auch die Option, Klammern zu setzen und logische Operatoren wie UND und ODER zu verwenden.

Es ist nicht erforderlich, dass das Feld, das eine Bedingung erfüllen muss, auch in der Datenquelle vorhanden ist. Die Bedingung wird im SQL-Server ausgeführt. Durch Setzen von sinnvollen Bedingungen, wie Zeiträume, lassen sich die Datensätze, die über das Netzwerk transportiert werden müssen, stark reduzieren.

Sortierung festlegen

Die Daten können nach jedem Feld sortiert werden. Die Sortierung kann auf- oder absteigend sein. Zusätzlich ist es möglich, mehrstufig zu sortieren.

Sortiervorentscheidung

Wenn Sie sich entschieden haben, die Daten zu sortieren, können Sie im nächsten Dialog die Felder auswählen.

Sortierfelder auswählen

Ein Feld wählen Sie durch Doppelklick oder durch Anwählen und Betätigen des rechten Pfeils zwischen den beiden Auswahlboxen. Bei mehrstufiger Sortierung wählen Sie einfach weitere Felder aus. Über die Pfeile am rechten Rand können Sie die Rangfolge bei mehrstufiger Sortierung nachträglich verschieben.

Möchten Sie bestimmte Felder absteigend sortiert haben, so wählen Sie das entsprechende Feld rechts aus und wählen dann die gewünschte Sortierung über eine der beiden Schaltflächen unter der rechten Auswahlbox.

Name der Datenquelle festlegen

Der Assistent hat nun die Abfragen abgeschlossen. Im letzten Dialog können Sie den Namen der neuen Datenquelle festlegen. Standardmäßig wird hier der Name der ausgewählten Tabelle verwendet.

Letzte Dialogseite des Abfrageassistenten

An dieser Stelle können Sie nach Fertigstellung zum Daten-Arbeitsbereich wechseln und die Datenquelle kontrollieren, die Druckvorschau wechseln oder die Abfragestruktur ändern. Bei Änderung der Abfragestruktur wird die Standardeingabe zur Definition der Datenquelle aufgerufen.  In der Regel wird man hier die Standardeinstellung übernehmen.

Die fertige Datenquelle

Die Datenquelle

Die Datenquelle kann nun im Layout verwendet werden. Sie können die Daten zuvor in einem Browser (=Listendarstellung) kontrollieren. Hierzu rufen Sie das erste Symbol der Datenquelle – das Symbol mit dem weißen Blatt und der Lupe – auf.

Über die anderen Symbole kann die Datenquelle individuell verändert werden. Wurde also im Assistenten eine Option übersehen, so kann dies hier überarbeitet werden.

Weiterführende Links

Erstellen von Links zwischen Datenquellen
Zusammenhänge von verlinkten Datenquellen und Unterberichten