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Datenübernahme der EURO

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Vorbereitungen

Der Assistent zur Übernahme der EURO-Daten erfordert einiges an Vorbereitungen. Die folgenden Punkte sollten gewissenhaft durchgeführt werden. Andernfalls können die Daten von EULANDA® nicht, nur unvollständig oder einfach nur fehlerhaft übernommen werden.

Die Übernahme von EURO-Daten kann nur in einen neuen leeren EULANDA®-Mandanten erfolgen. Dies bedeutet auch, dass ggf. bei Fehlern in der Übernahme, der fehlerhafte Mandant in EULANDA® über das Startmenü vor einer erneuten Übernahme gelöscht werden muss.

Datensicherung der EURO-Daten durchführen

Benutzen Sie dazu nicht die in der EURO integrierte Sicherungsfunktion (siehe Handbuch der EURO).

Löschen aller nicht benötigten Stammdaten (Artikel und Kunden)

Dies beschleunigt die Übernahme der Daten erheblich. Den Menüpunkt finden Sie unter „Artikel/Sonstiges“ bzw. „Adressen/Sonstiges“ als „Bereich löschen“. Großhandelskataloge, die nicht benötigt werden, sollten Sie ebenfalls entfernen.

Löschen aller alten und nicht mehr benötigten Vorgänge

In der EURO finden Sie hierzu unter „Aufträge/Sonstiges“ den Punkt „gebuchte Vorgänge entfernen“ und im Mahnwesen den entsprechenden Punkt „Bereich löschen“. Der Punkt „Buchungen löschen“ entfernt ausschließlich ausgeglichene Posten. Offene Posten bleiben also erhalten. Zu den im Mahnwesen aufgeführten Posten müssen in jedem Fall die entsprechenden Rechnungen vorhanden sein. EULANDA® muss beide Dateien zusammenführen, da eine Trennung wie in der EURO, nicht mehr existiert.

Fehlen zu Salden die Rechnungen, so können diese Salden nicht übernommen werden.

Matchcodes sollten in der EURO eindeutig sein

EULANDA® erkennt zwar doppelte Matchcodes und wandelt diese in MATCH-1, MATCH-2 usw. um, doch haben Sie durch die Automatik keinen Einfluss auf die Namensgebung selbst.

Benutzte MwSt-Gruppen müssen vorhanden sein

Die in den Artikeln benutzten MwSt-Gruppen sowie die in den Angebots- und Rechnungspositionen benutzten MwSt-Gruppen müssen in den Konstanten der EURO auch definiert sein. EULANDA® kann nur Artikel und Positionen übernehmen, bei denen die benutzten Gruppen definiert sind.

Debitoren-Nummern müssen numerisch sein

EULANDA® benutzt die Debitorennummer als Konto für die Abwicklung der Buchhaltung. Debitorennummern, deren Inhalte nicht aus reinen Ziffern bestehen, werden nicht übernommen. Der Datensatz selbst wird jedoch auch bei ungültiger Debitorennummer übernommen. In diesem Fall bleibt die Debitorennummer bei diesen Adressen leer.

Überprüfen der Verbindungen in der EURO

Diesen Punkt finden Sie in der EURO unter „Sonstiges/Systemverwalter/Verbindungen“. Diese Prüfung sollte auf Artikel und Kunden erfolgen. Alle Daten, die nicht verbunden sind, werden in EULANDA® einer Adresse „DIVERSE“ und einem Artikel „DIVERSE“ zugeordnet. Ein ähnliches Modul zur nachträglichen Verbindung gibt es in EULANDA® nicht, da der benutzte SQL-Datenbankserver Inkonsistenzen nicht zulässt. Es ist also notwendig, diese Arbeiten in der EURO durchzuführen. Diese Durchführung ist enorm wichtig, da das Infosystem sonst keine Zuordnungen durchführen kann. Anders als bei der EURO, werden aus den Stammdaten Informationen, wie MwSt, Staffeln usw. geladen und bringen so bei alten Rechnungen andere und damit unerwünschte Ergebnisse.

Systemcheck in der EURO durchführen

Hierdurch wird gewährleistet, dass alle Daten exportiert werden können. Andernfalls kann es bei teildefekten Dateien vorkommen, dass der Export in ORC-Dateien unvollständig ist.

Konsistenzcheck in der EURO durchführen

Dieser Check überprüft diverse Feldinhalte auf Gültigkeit. Werden Werte erkannt, die nicht zulässig sind, so werden diese auf Standardwerte gesetzt.

Export der EURO Daten

In der EURO gibt es innerhalb der EURO unter „Sonstiges/Konverter“ der Menüpunkt „nach Eulanda/Orca“. Nach Anwahl dieses Menüpunktes werden alle Daten der EURO in das ORC-Format gespeichert. Alle Daten innerhalb der EURO bleiben selbstverständlich erhalten – sie werden nicht einmal verändert.

Die ORC-Daten werden in den Ordner ORCA unterhalb des EURO-Installationspfades gespeichert. Diesen Installationspfad können Sie innerhalb der EURO mit STRG+I abrufen. Das ORC-Format ist ein reines ASCII-Format; hierdurch kann EULANDA® die EURO-Daten übernehmen, ohne auf das Btrieve-Dateisystem zugreifen zu müssen – die ORC-Daten können auch auf ein anderes Rechnersystem kopiert und dort von EULANDA® übernommen werden. Haben Sie Bilder in der EURO, so kopieren Sie die Bilder in denselben Pfad wie die ORC-Daten; diese werden dann beim Einlesen von EULANDA® berücksichtigt.

Import der Daten über den Assistenten

Nachdem Sie EULANDA® gestartet haben, finden Sie den Assistenten zur Datenübernahme der EURO-Daten unter „Systemverwaltung“. Die Schaltfläche „weiter“ wird nur dann freigegeben, wenn die Dialogseite korrekt ausgefüllt wurde.

Der Assistent führt Sie durch die einzelnen Abschnitte und sammelt alle notwendigen Informationen ein. Während der Eingaben in den Feldern finden keine Veränderungen an den Daten statt.

Aktuelle Hinweise zur Vorbereitung der Übernahme

Prüfen Sie die hierzu in der neuesten Online-Hilfe stehenden Hinweise nochmals; ggf. sind diese Vorbereitungsschritte aktueller als die, der vorliegenden Beschreibung.

Pfadangabe zu den EURO-ORC-Daten

Der Pfad kann alternativ zur direkten Eingabe auch über die Dateidialogbox über die Schaltfläche „...“ am Ende des Eingabefeldes per Klick gewählt werden.

Auswahl

Im Normalfall werden, wie vorgegeben, alle Daten zur Übernahme in EULANDA® ausgewählt. Es kann bei Testübernahmen jedoch sinnvoll sein, nur bestimmte Teile zu importieren, nachdem Daten zum Beispiel in der EURO geändert bzw. korrigiert worden sind.

Beachten Sie, dass Lagerbestände nur korrekt übernommen werden, wenn alle Daten übernommen werden und keine Zeitbeschränkung vorgegeben wird.

Einstellungen zur Datenübernahme

In EULANDA® gibt es keine Selektionen mehr wie in der EURO. Stattdessen werden Merkmale verwendet. In EULANDA® können beliebig viele Merkmale verwaltet werden. Der Konverter erlaubt die Zuordnung vom alten Selektions-System hin zum neuen Merkmal-System. Hierbei können bis zu 20 Kombinationen von alten Selektionen jeweils einem Merkmal zugeordnet werden. Der Konverter legt hierbei das Merkmal an und weist der Adresse bei zutreffender Selektion dieses Merkmal zu.

Übernahme starten

Wenn alle Daten zusammengestellt wurden, kann die Übernahme der Daten über die Schaltfläche „Starten“ erfolgen.
Sollten Sie feststellen, dass die Daten nicht vollständig oder nicht wie gewünscht übernommen worden sind, so muss der Mandant gelöscht werden, oder Sie müssen beim erneuten Übernehmen einen anderen Mandanten verwenden.

Hinweis
Nach der Übernahme kann es vorkommen, dass Rechungsbeträge eine andere Endsumme haben als in der EURO. Dies liegt am komplett anderen Rundungsverfahren und daran wie jetzt Preiseinheiten berücksichtigt werden. Aus diesem Grund ist es erforderlich, dass die alten EURO-Daten inkl. EURO aufgehoben werden um auch im Nachhinein alte Rechnungen ausdrucken zu können. Ebenso kommt es vor, dass Salden also die offenen Posten abweichen können. In der EURO können bezahlte Salden aus Platzgründen gelöscht werden, wurde dies gemacht, fehlt bei der Übernahme der Zahlungseingang, so dass die Rechnung für EULANDA offen bleibt. Seriennummern und Lieferquellen können nicht übernommen werden und müssen nachgepflegt werden.