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Bedienung des Datev-Modul

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Allgemein

Das optionale Datev-Modul erreichen Sie über die Schnellstartleiste im Abschnitt Zubehör.

Einige Dinge müssen bei einer automatisierten DATEV-Übergabe berücksichtigt werden. Da die DATEV-Buchhaltung in vielen Bereichen nur sehr wenige Zeichen pro Feld erlaubt, ist es sinnvoll, dies bereits bei der Eingabe von zu berücksichtigen. Als Währungskennung wird die in den Firmenstammdaten eingestellte Stammwährung verwendet. EUALNDA® unterstützt neben dem einfachen Datev-Modul, dass das DV-Postversandformat verwendet auch ein erweitertes Modul im EV-Format. Das EV-Format erlaubt unter anderem längere Konto- und Belegnummern, wird aber nicht von allen Buchhaltungssystemen unterstützt.

Buchungsfelder

Rechnungsnummer

Die DATEV verwaltet in der Buchhaltung Rechnungsnummern rein numerisch (Ziffern) mit maximal 6 Stellen beim DV-Format. In Verbindung mit EULANDA® ist dies, bis auf die reduzierten Stellen, auch weiter kein Problem. Bei Eingangsrechnungen können die Rechnungsnummern jedoch vollkommen frei – also wie vom Kreditor vorgegeben – eingetragen werden. Damit auch solche Rechnungsnummern an die DATEV übergeben werden können, wird die Rechnungsnummer zunächst gefiltert, indem reine Ziffern (0-9) gelesen werden. Alle anderen Zeichen werden ignoriert. Ist die so erhaltene Nummer zu lang, so werden stets die letzten 6 Stellen der erhaltenen Nummer übergeben. Um die ursprüngliche Rechnungsnummer für Rückfragen zu erhalten, wird die ungekürzte Rechnungsnummer dem DATEV-Buchungstext vorangestellt.

Bei der Eingabe von Eingangs-Rechnungsnummern sollten Sie dies in jedem Fall im Auge behalten. Für EULANDA® gilt in diesem Fall, dass nach Möglichkeit nur 6-stellige Rechnungsnummern benutzt werden sollten. Möchten Sie längere Rechnungsnummern im Datev-System abbilden, so verwenden Sie das erweiterte Datev-Modul mit dem EV-Format.

Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum wird in der DATEV-Buchhaltung vierstellig verwaltet. Der Konverter bereitet das Rechnungsdatum dementsprechend auf. Ein Wert von 305 entspricht hierbei dem 3. Mai und 1008 entspricht dem 10. August. Die Jahreszahl ergibt sich aus dem Abrechnungszeitraum und wird nicht mehr speziell übermittelt.

Frist

In EULANDA® werden Zahlungsfristen in Tagen verwaltet. Die DATEV-Buchhaltung bekommt Fristen als 6-stelliges Datum übergeben. Hierbei entspricht 100100 dem 10. Januar 2000 und 30510 dem 3. Mai 2010.

Name1 und Name2

In der DATEV-Buchhaltung werden nur 2 Namenszeilen verwaltet. Um hier eine sinnvolle Umsetzung zu dem 3-zeiligen Verfahren der EULANDA® zu erreichen, werden die drei Namenszeilen miteinander verkettet. Eine führende Anrede, wie „Herrn“, „Frau“ usw., wird herausgefiltert, der Rest wird in zwei maximal 20 Zeichen lange Bestandteile zerlegt, wobei nach Möglichkeit an einem Leerzeichen getrennt wird.

Anrede

Die DATEV unterscheidet bei der Stammdatenübergabe zwischen verschiedenen Anredeformen. Der Konverter durchsucht die Namenszeilen nach den möglichen Kürzeln und übergibt den entsprechenden DATEV-Code. Wird keine Anrede erkannt, so wird die allgemeine Form Hr./Fr./Fa. benutzt.

Konto

Konten sind in DATEV stets Personenkonten, also Kreditoren- und Debitoren-Nummern. Die Länge der Kontonummer ist auf fünf rein numerische Stellen begrenzt. Debitoren (Kunden) sind normalerweise im Nummernbereich 10000 bis 69999 und Kreditoren (Lieferanten) im Bereich 70000 bis 99999 eingeteilt.

Gegenkonto

Jede Buchung erfordert ein Gegenkonto (z.B. Erlöse 19% auf Konto 8400). Die Gegenkonten sind maximal 5-stellig.

Es gibt zwei Verfahren, Buchungssätze an die DATEV zu übergeben; einerseits als Bruttobetrag, wobei man dem DATEV-Rechner die Aufsplittung der MwSt/Vorsteuer überlässt, andererseits mit Nettobeträgen, wobei dieser DATEV-Konverter alle Erlösbeträge netto übergibt und die MwSt. bzw. Vorsteuer getrennt. Dieses Nettoverfahren hat den Vorteil, dass es keine Rundungsfehler geben kann, da die Steuer nur einmal berechnet wird. Standardmäßig ist die Schnittstelle jedoch auf das übliche Brutto-Verfahren eingestellt.

Je nach benutztem Verfahren, müssen die Gegenkonten mit Steuerschlüssel bzw. Berichtigungsschlüssel versehen werden. Die Einstellung Netto- oder Bruttoverbuchung ist grundsätzlich. Sollten Sie sich später für das jeweils andere Verfahren entschließen, so müssen die Gegenkonten in EULANDA® geändert werden.

Betrag / Umsatz

Je nach Einstellung im Konverter Netto- oder Bruttoverbuchung, ist dieser Betrag ein Netto- oder Bruttobetrag. Ein „+“ im Betrag bedeutet, dass der Wert dem Konto (Personenkonto) ins SOLL gestellt wird und dementsprechend dem Gegenkonto ins HABEN. Bei einem „-“ ist es genau umgekehrt.

Ausgangsrechnungen und Gutschriften an einen Debitor enthalten dann also ein „+“ im Betrag, Eingangsrechnungen dementsprechend ein „-“.

Das Betragsfeld wird ohne Komma dargestellt, so dass die Beträge in Cents gespeichert werden.

Buchungstext

Der Buchungstext kann max. 30 Zeichen enthalten. Da die Rechnungsnummern in der DATEV-Buchhaltung nur sehr kurz übermittelbar sind, wird dem Buchungstext immer die Original-Rechnungsnummer vorangestellt.

Ausgabejournal

Werden keine Fehler angezeigt, so wird der Kurzbefehl zum Speichern freigegeben. Sie können nun die Daten im DATEV-Postversandformat DE / DV speichern. Der Ausgabeordner bzw. das Diskettenlaufwerk können unter „Einstellungen“ in der Schnellstartleiste des Moduls gesetzt werden.

Wurde ein Diskettenlaufwerk als Ausgabeordner gewählt, so haben Sie die Möglichkeit, die Disketten zuvor formatieren zu lassen.

Die Buchungsverfahren

Bruttobuchung

Hier wird für jedes Gegenkonto (Erlös- bzw. Wareneingangskonto) immer der Bruttobetrag gebildet und in der Regel auf ein Automatikkonto gebucht. Automatikkonten werden im DATEV-Kontenrahmen mit AV bzw. AM gekennzeichnet. Tragen Sie in EULANDA® hier einfach das entsprechende Konto ein, z.B. 8401 für Erlöse 19%. Lediglich bei Nichtautomatikkonten müssen Sie einen Steuerschlüssel in der Kontonummer führen. Dieser ist die erste Stelle einer sechsstelligen Gegenkontonummer. Es sind bei DATEV folgende Steuerschlüssel definiert:

1=

Umsatzsteuerfrei (mit Vorsteuerabzug)

2=

Umsatzsteuer 7%

3=

Umsatzsteuer 16%

4=

frei

5=

Umsatzsteuer 15%

6=

frei

7=

Vorsteuer 15%

8=

Vorsteuer 7%

9=

Vorsteuer 16%

Beispiel 1 für ein Nichtautomatikkonto

Ein Nichtautomatik-Konto, wie zum Beispiel das Konto 4980 (in SKR03 das Konto für Betriebsbedarf), müsste mit manuellem Steuerschlüssel bei 16% Vorsteuer dann „904980“ lauten. Die 1. Stelle der sechsstelligen Kontonummer ist der Steuerschlüssel, die 2. (also die Null) in diesem Fall nur ein „Lückenfüller“ auf 6 Stellen.

Beispiel 2 für ein Nichtautomatikkonto

Das Konto EDV-Software hat normalerweise Konto 27 und würde bei 16% Vorsteuer dann als „900027“ gebucht. Das Konto muss also auf 5 Stellen mit führenden Nullen rechtsbündig ergänzt werden, und davor kommt dann immer der eigentliche Steuerschlüssel von 1 bis 9 laut obiger Tabelle.

Bei Automatikkonten darf kein Steuerschlüssel benutzt werden. Im Kontenrahmen der DATEV sind Automatikkonten entweder mit AV (Automatische Errechnung der Vorsteuer) oder mit AM (Automatische Errechnung der Umsatz-/Mehrwertsteuer) gekennzeichnet. Ein Automatikkonto darf also auf keinen Fall mit einem Steuerschlüssel manuell überschrieben werden; umgekehrt muss bei allen anderen Konten der Steuerschlüssel angegeben werden.

Wir können also festhalten: Bei einer Bruttoverbuchung werden die Beträge immer inkl. Steuer an die DATEV übergeben, wobei bei Automatikkonten einfach die Standardkontonummer in EULANDA® eingegeben wird. Lediglich bei Nicht-Automatikkonten müssen diese laut obigem Beispiel durch den Steuerschlüssel ergänzt werden.

Nettobuchung

Hier werden die Gegenkonten generell mit einem Nettowert gebucht. Die MwSt. bzw. Vorsteuer wird als getrennte Buchungszeile übergeben. Dieses Verfahren hat keine Rundungsfehler, ist aber bei DATEV unüblich. Sind auf einer Ausgangsrechnung mehrere Erlöskonten vorhanden, so wird, wie auf der Ausgangsrechnung auch, die MwSt nur einmal berechnet und übergeben.

Bei einer Bruttoverbuchung muss die MwSt jedoch anteilig in den Erlösbetrag als Bruttowert zusammengefasst werden. Dies ergibt zwangsläufig Rundungsfehler.

Da die Erlöskonten im DATEV-Kontenrahmen in der Regel Automatikkonten sind, muss diese Automatik „ausgeschaltet“ werden. Dies wird durch einen sogenannten Berichtigungsschlüssel erreicht. Ähnlich wie beim Steuerschlüssel, gibt es auch verschiedene Berichtigungsschlüssel.

Hier die Tabelle zu den DATEV-Berichtigungsschlüsseln

1 =

Steuerschlüssel bei Buchungen mit EG Tatbestand ab Bu.-Jahr 1993

2 =

Generalumkehr

3 =

Generalumkehr mit aufzuteilender Vorsteuer

4 =

Aufhebung der Automatik

5 =

Individueller Umsatzsteuerschlüssel

6 =

Generalumkehr bei Buchungen mit EG-Tatbestand ab Bu.-Jahr 1993

7 =

Generalumkehr bei individuellem Umsatzsteuer-Schlüssel

8 =

Generalumkehr bei Aufhebung der Automatik

9 =

Aufzuteilende Vorsteuer

Für die Nettoverbuchung kommt nur der Berichtigungsschlüssel „4“ in Frage. Der Berichtigungsschlüssel ist immer die erste Ziffer einer 7stelligen Kontonummer. Mit dem Berichtigungsschlüssel dürfen nur die Automatikkonten versehen werden. Wie bei den Steuerschlüsseln, müssen auch hier die fehlenden Stellen mit Nullen aufgefüllt werden.

Beispiel zur Aufhebung der Automatikfunktion

Möchten Sie die Automatik für das Automatikkonto 8401 abschalten (was bei der Nettoverbuchung zwingend ist), so muss das Konto in 4008401 geändert werden. Die beiden Nullen sind also Lückenfüller, damit die Kontonummer 7-stellig wird.

Konten, die keine Automatikkonten sind, werden direkt in EULANDA® eingetragen.

Wir können also festhalten: Bei einer Nettoverbuchung werden die Beträge immer ohne Steuer an die DATEV übergeben, wobei die Automatikfunktion bei Automatikkonten durch den Berichtigungsschlüssel „4“ aufgehoben werden muss. Nicht-Automatikkonten werden einfach in die EULANDA® eingegeben. Lediglich bei Automatikkonten müssen diese laut obigem Beispiel durch den Berichtigungsschlüssel ergänzt werden.

Die Angaben hier sind unverbindlich und sollten in jedem Fall mit dem Steuerbüro abgeklärt werden.