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Erlöskonten (Einstellungen)

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Der Begriff „Erlöskonto“ kommt aus der Finanzbuchhaltung.

Möchten Sie Ihre Rechnungen automatisiert - z.B. über die optionale DATEV-Schnittstelle - an eine Finanzbuchhaltung oder den Steuerberater übergeben, so ist es erforderlich, die Erlöskonten auf dieser Einstellungsseite einzurichten.

Die Vorgabe, welche Erlöskonten verwendet werden müssen, trifft i.d.R. der Steuerberater oder die Buchhaltungsabteilung. Fragen Sie dort nach.

Häufig findet in der Praxis der DATEV-Standardkontenrahmen-03 Verwendung, von dem dann nur folgende  Erlöskonten benutzt werden:

Erlöskonto Bezeichnung
8400 Erlöse 19% USt
8120 Steuerfreie Umsätze §4 Nr. 1a UStG
8125 Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen § 4 Nr. 1b UStG

Falls Ihr Steuerberater lediglich diese drei Konten verlangt, so können die Erlöskonten wie unter „Fall A“ beschrieben einrichten und brauchen nicht unbedingt den Rest der Seite lesen. Falls Sie zusätzlich noch  Artikel mit 7% verkaufen, können Sie wie unter „Fall B“ beschrieben vorgehen.

 

Einstellungsseite - Erlöskonten

Ähnlich wie die MwSt-Gruppen, sind auch die Erlöskonten über Gruppen mit dem Artikel verbunden. Um bei zukünftigen Änderungen der Erlöskonten nicht durcheinander zu kommen, sollte man die Gruppen fortlaufen mit Eins beginnend durchnummerieren.

Um eine hohe Flexibilität bei der Kontensteuerung zu erhalten gibt es in Eulanda zwei Strukturen: Die sog. Erlösgruppen (Artikel- bzw. Positionsbezogenen) und die Erlösschemata (Kunden- bzw. Auftragsbezogen). Aus beiden Angaben wird dann bei der Fibu-Übergabe das jeweilige Erlöskonto automatisch ermittelt. Dazu muss man in den Einstellungen für jede Kombination aus Erlösgruppe und Schema das entsprechende Konto hinterlegen. Das Erlösschema wird im Normalfall von Eulanda ebenfalls automatisch pro Auftrag ermittelt und zwar anhand des Landes und, ob eine UST-ID vorliegt oder nicht.

Je nachdem, ob es sich um eine Inlands-, EU-Auslandsrechnung oder um eine Rechnung an einen Nicht-EU-Kunden handelt, ermittelt EULANDA das richtige Erlösschema. Bei der Fibu-Übergabe schaut EULANDA unter dem jeweiligen Erlösschema nach und übergibt das zur Erlösgruppe passende Erlöskonto an die Fibu.

Lediglich bei Arbeiten die im Ausland durchgeführt werden, Selbstabholern aus dem Ausland Offshore oder anderen Spezialgeschäften, kann es erforderlich sein, die Automatik im Einzelfall nicht zu benutzen. Dies wird dann im Kundenstamm im Bereich „Konditionen“ hinterlegt.

Erlösgruppen

  • Über Erlösgruppen werden die Artikel in verschiedene Erlöskategorien eingeteilt. Wenn die Erlöse nicht aufgeteilt werden müssen (Vorgabe aus Buchhaltung oder Geschäftsführung), reicht auch eine einzelne Erlösgruppe.
  • Wenn Artikel mit unterschiedlichen MwSt-Sätzen verkauft werden, so wird man bei den meisten FIBUs trotzdem mehrere Erlösgruppen anlegen müssen. Einige FIBUs schlüsseln die Erlöse auch selbständig anhand der MwSt-Konten auf.
  • Die Erlösgruppen-Vorgabe aus dem Artikel wird beim Anlegen der Angebots- oder Auftragsposition in die Position übernommen. Und kann bei Bedarf auch geändert werden. Hierzu ist eine entsprechende Auswahlbox auf der Positionsmaske vorhanden. Diese Einstellung wird dann von Angebot nach Auftrag nach Rechnung übernommen. Damit ist auch klar, dass eine nachträgliche Änderung der Erlösgruppen des Artikels keinen Einfluss auf bestehende Vorgänge hat.

Erlösschemata

  • Erlösschemata werden von EULANDA® vorgegeben und können nicht manuell angelegt werden.
  • Das Erlöschema wird pro Vorgang (Angebot,Auftrag,Rechnung) hinterlegt oder automatisch durch Eulanda ermittelt. Das Erlösschema ist hierbei eng mit dem MwSt-Schema verknüpft. Steht im Kundenstamm das „Mwst-Schema“ nicht auf Automatik, so wird stets das dazu korrespondierende Erlösschema verwendet. Ansonsten gelten folgende Regeln:
    1.  Inlandsumsätze und erhalten das Schema „Inland“
    2. EU-Umsätze an Endkunden (Merkmal dafür ist, dass keine UST-ID vorliegt) werden wie Inlandsumsätze behandelt
    3. EU-Umsätze mit UST-ID bekommen das Schema „Europäische Union (steuerfrei)“.
    4. Nicht EU-Umsätze erhalten das Schema „Außereuropäische (steuerfrei)“
  • Zum Testen der Automatik können Sie einfach ein Angebot an eine deutsche Adresse anlegen. Ändern Sie dann z.B. das Land auf USA und speichern den Kopf. Das Erlöschema und auch das Mwst-Schema wechseln dann sofort auf einen neuen Wert.
  • Die Automatik kann für jeden Vorgang aber auch abgeschaltet. Das Erlösschema kann dann frei gewählt werden. Z.B. gibt es im Bauwesen Richtlinien, dass auch innerdeutsche Umsätze unter Gewissen Umständen steuerfrei abgerechnet werden etc.
    Zum Abschalten des Schemas entfernt man den Haken „Auto“ neben dem Auswahlfeld „Erlösschema“.
    Die oben genante Automatik bezieht sich auf das Rechnungsland. Im seltenen Fall, dass Rechnungs- und Lieferland sich unterscheiden, muss ggf. das Schema manuell gesetzt werden.

Fall A:  einfacher Fall - Schritt für Schritt erklärt

Wenn die Vorgabe vom Steuerberater oder der Buchhaltung lautet: Es werden nur Waren zu 19% verkauft, möglicherweise auch ins Ausland. Eine weitere Untergliederung der Erlöse ist nicht gefordert, also 7% MwSt wird nicht benötigt. Folgende Konten sollen verwendet werden:

Erlöskonto Bezeichnung
8400 Erlöse 19% USt
8120 Steuerfreie Umsätze §4 Nr. 1a UStG
8125 Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen § 4 Nr. 1b UStG

Richten Sie die Erlöskonten in EULANDA® wie nachfolgend beschrieben ein. Die Erkennung zwischen In- und Ausland führt EULANDA© dann automatisch anhand des Länderkennzeichens und der UST-ID durch.

  1. Legen Sie eine einzige Erlösgruppe an (über den Button „Neue Erlös-Gr.“). Dieser geben Sie die Nummer 1 und nennen diese „Standarderlöse 19%“.
  2. In der Tabelle auf der rechten Seite sollte nun eine einzelne Zeile angezeigt werden, so, wie oben in der Bildschirmmaske. Lediglich bei Erlöskonto muss bei Ihnen im Moment noch eine „1“ stehen.
  3. Klicken Sie im Auswahlfeld „Erlösschema“ auf „Inland“ und klicken Sie mit der Maus in der Tabelle auf das Feld „Erlöskonto“. Tragen Sie dort „8400“ (ohne Anführungszeichen) ein. Klicken Sie nun auf den Button „Speichern“ im unteren Bereich des Fensters.
  4. Klicken Sie nun auf das Erlösschema „Europäische Union (steuerfrei)“ und tragen Sie analog zum vorherigen Schritt das Konto „8125“ ein.
  5. Verfahren Sie entsprechend mit Erlösschema „Außereuropäische Union (steuerfrei)“ und Erlöskonto 8120
  6. Als Sicherheitsmaßnahme setzen Sie für alle anderen angezeigten Erlösschemata das Erlöskonto auf „0“. Falls durch Fehleingaben falsche Erlösschemata verwendet werden, erhält man dann spätestens bei der Fibu-Übergabe eine Fehlermeldung und kann das dann noch korrigieren.

Falls bereits andere Erlösgruppen angelegt und auch verwendet wurden, müssen die entsprechenden Artikel geändert werden. Im Anwenderforum findet dich hierzu auch ein SQL-Skript. Wenn Sie die Erlösgruppen nicht manuell für alle Artikel durchführen möchten, so wenden Sie sich ggf. an ihren Fachhändler oder den kostenpflichtigen Support.

Fall B:  verschiedene MwSt-Sätze - Schritt für Schritt erklärt

Wenn die Vorgabe vom Steuerberater oder der Buchhaltung lautet: Es werden Waren sowohl zu 19%, als auch zu 7% MwSt verkauft, möglicherweise auch ins Ausland. Eine weitere Untergliederung der Erlöse in Erlösarten ist aber nicht gefordert. Folgende Konten sollen verwendet werden:

Erlöskonto Bezeichnung
8400 Erlöse 19% USt
8300 Erlöse 7% USt
8120 Steuerfreie Umsätze §4 Nr. 1a UStG
8125 Steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen § 4 Nr. 1b UStG
  1. Richten Sie zunächst alle genauso ein, wie unter Fall A beschrieben
  2. Für Artikel mit dem verminderten MwSt-Satz von 7% benötigen Sie eine zweite Erlösgruppe. Klicken Sie also wieder auf den Button „Neue Erlös-Gr.“. Geben Sie diesem die Nummer 2 und nennen diese „Standarderlöse 7%“.
  3. Nun müssen wir wieder die Erlöskonten in die einzelnen Schemata eintragen. Das funktioniert analog zu Fall A, nur, dass wir auf der rechten Seite in der Tabelle immer zwei Zeilen sehen (Eine für die Erlösgruppe 1 mit 19% und eine für Erlösgruppe 2 mit 7%). Klicken Sie also auf das Schema „Inland“ und tragen Sie in der Zeile mit Erlösgruppe 2 bei Erlöskonto den Wert „8300“ ein.
  4. Für die Erlösschemata „Europäische Union (steuerfrei)“ und „Außereuropäische Union (steuerfrei)“ tragen Sie die gleichen Werte, wie bei Erlösschema 1 ein. Da hier keine MwSt erhoben wird, muss kein getrenntes Konto hinterlegt werden.