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Firmenstamm (Einstellungen)

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Allgemein

Firmenstammdaten verwalten

Über diesen Dialog lassen sich die Firmenstammdaten verwalten. Die hier eingegebenen Daten werden in allen Berichten in den Ausdrucken als „Datenquelle Grundwerte“ zur Verfügung gestellt. Werden diese Variablen in den Berichten benutzt, so sind Änderungen an Telefonnummern, Bankverbindungen usw. sofort in allen Berichten verfügbar. Sie müssen also in den Berichten keine Änderungen vornehmen. Zusätzlich werden die Firmenstammdaten von Zusatzmodulen wie DATEV und DTA benutzt.

Weitere technische Infos
Neben den „festen“ Grundwerte können weitere Felder in der SQL-Registry im Schlüssel MODULE\Grundwerte vom Typ Zeichenkette definiert werden. Eine Sondervariable in den Grundwerten nimmt „Targetdevice“ ein. Dieser Wert wird dynamisch in der Druckbox gesetzt und kann im Formular benutzt werden, um unterschiedliche Layouts und Auflösungen für die Ausgabeeinheit zu definieren.

Stammland

Mit diesem Land wird die Berechnungs-Automatik der Umsatzsteuer verbunden. Eine Rechnungsadresse, die identisch mit dem Stammland ist, wird als Inland erkannt. Über diese Einstellung wird ebenfalls die Zuordnung des Erlöskontos gesteuert. Artikel haben eine Erlösgruppe, das tatsächliche an die Finanzbuchhaltung übergebene Konto hängt von der Rechnungsadresse ab. Die Erkennung unterscheidet dann Inland, EU-Partner und restliches Ausland.

Hauptsprache

Die Hauptsprache ist die Standardsprache in der EULANDA® arbeitet. Bestimmte Text-Ausgaben des SQL-Servers arbeiten stets in der Hauptsprache (=Primarylanguage). Im Bedarfsfall kann diese z.B. im Ausdruck noch in eine Zielsprache, also zum Beispiel in die Sprache des  Rechnungsempfängers, übersetzt werden.

Formatierung

Die Formatierung bestimmt die Ausgabe des Zahlen- und Datumsformats.

Firma

Die eigene Firmenbezeichnung sollte knapp aber korrekt erfolgen. Aus der Firmenbezeichnung wird auch die Anschriftenzeile generiert.

Straße

Das Feld „Strasse“ enthält wird unter anderem zur Erzeugung der Absenderzeile im Briefumschlagsbereich verwendet.

Land, PLZ und Ort

Das Land wird standardmäßig nach dem internationalen Kraftfahrtzeugkennzeichen angegeben. Es dürfen nur gültige Land-Bezeichner verwendet werden, da anhand des Landes in den Anschriften eine Zusatzzeile mit dem Landnamen erzeugt wird. Die Unterfelder PLZ und Ort haben intern keine Sonderbedeutung.

Absender

Die Absenderzeile wird anhand der Firmenanschrift automatisch erzeugt. Mit Punkten bzw. Bindestrichen werden die einzelnen Abschnitte beim Ausdruck getrennt, auch wenn diese in diesem Feld nur als senkrechte Striche dargestellt werden. Die Absenderzeile kann manuell verändert und an die Adressfeldlänge angepasst werden. Standardmäßig wird die Absenderzeile auf allen Vorgangs-Berichten (Angebote, Rechnungen usw)  in der ersten Zeile des Fensterumschlags ausgegeben.

Währung

Über die Währung können die Standard-Kennung für die Stammwährung und die Alternativwährung gesetzt, es können aber auch bestehende Artikel und Preislisten auf die neue Stammwährung umgerechnet werden.

Bestehende Rechnungen, Aufträge usw., werden nicht umgerechnet, da EULANDA® mehrwährungsfähig ist. Sie können also bestehende Rechnungen immer in den alten Währungen ausgeben, während die neuen in einer anderen Währung ausgegeben werden. Alle Auswertungen, Statistiken, Pivot-Sichten usw., werden immer neutral in der Stammwährung angezeigt.

Um diese Flexibilität nutzen zu können, müssen die Rechnungsformulare dies entsprechend unterstützen. Die mitgelieferten Berichtsvorlagen entsprechen diesen Möglichkeiten.

Vorbereitung zum Währungswechsel

ACHTUNG
Vor einem Wechsel der Währung ist eine Datensicherung zu machen, wobei diese auf CD, Band oder zumindest auf einem anderen PC archiviert werden sollte.

Berechtigung
Da der Währungswechsel den SQL-Server umstrukturiert, müssen Sie zur Umstellung die Berechtigung des SQL-Administrators haben. Dieser hat den Benutzernamen „sa“ und standardmäßig kein Passwort (ggf. Punkte in der Passwortbox entfernen).

Hinweise zu Formularen
Nach dem Währungswechsel sind die Formulare ggf. noch in beiden Währungen vorhanden (alte nationale und EUR).  Die mitgelieferten Standardformulare wurden alle umgestellt. Sie können jedoch Ihre bestehenden Formulare im Berichts-Designer öffnen und die Variablen, die auf AW enden, entfernen.

Timeout-Probleme
In diesem Fall setzen Sie nicht die aktuelle Version von EULANDA® ein. Der Timeout-Überwacher wurde speziell für den Währungswechsel so dimensioniert, dass kein Zeitüberlauf entstehen kann. Können Sie nicht updaten, so finden Sie im Anhang eine alternative Vorgehensweise.

Formularvorlagen mit nur einer Währung

Nach dem Währungswechsel sind die Formulare noch in beiden Währungen vorhanden. Sie können hier Ihre Formulare im Berichts-Designer öffnen und die Variablen, die auf AW enden, entfernen. Alle Standard-Formulare werden durch das Update automatisch umgestellt und enthalten dann nur noch eine Währungsangabe.

Stammwährung

Sie können hier die Stammwährung sowie die Alternativ-Währung sehen. Alle Auswertungen, Statistiken usw., werden In der Stammwährung angezeigt, außerdem wird diese Währung bei der Neuanlage von Artikeln und Kunden verwendet.

Alternativ-Währung

Diese Währung wird in fast allen Formularen, als AW gekennzeichnet, zur Verfügung gestellt. Sie können hierdurch in Angeboten, Rechnungen usw. eine zweite Währung ausweisen. Diese wird immer vom Hauptwährungs-Betrag abgeleitet und im SQL-Server berechnet.

Ändern

Über die Schaltfläche „Ändern“ können Sie die Stammwährung sowie die Alternativ-Währung ändern.

Sollte die aktuelle Berechtigung auf den SQL-Server nicht genügen, um diese Änderung durchzuführen, so wird eine Login-Box angezeigt. Geben Sie den SQL-Administratornamen und das entsprechende Passwort ein, um sich zu autorisieren.

Autorisierung zum SQL-Administrator

Geben Sie in der Login-Box in diesem Fall den Benutzernamen des Administrators an. Dies ist im Normalfall der Name „sa“. Bei der Erstinstallation wird diesem Benutzer das Passwort "sa!M913" hinterlegt.

Einstellungen zum Währungswechsel

Neben der Einstellung der neuen Stammwährung kann in diesem Dialog jederzeit auch eine Alternativ-Währung eingestellt werden. Die Alternativwährung berechnet keine bestehenden Datenbankfelder, sondern setzt nur die Alternativ-Währung für neu anzulegende Adressen. Zusätzlich kann über die Adress-Option angewählt werden, dass alle bestehenden Adressen auf die neue Alternativ-Währung umgestellt werden sollen. In den Formularen werden Alternativ-Währungsbeträge jedoch nur ausgerechnet.

Artikel ändern

Wird diese Option angewählt, so werden bei allen Artikeln im Artikelstamm die Artikelpreise auf die neue Stammwährung umgerechnet. Außerdem wird jedem Artikel die neue Stammwährung als Kennzeichen gesetzt. Optional kann man angeben, dass nur die Währungsumstellung gesetzt werden soll. Diese Zusatzoption darf nur benutzt werden, wenn der Artikelstamm bereits in der neuen Stammwährung vorhanden ist, jedoch die Währungskennzeichnung falsch steht, zum Beispiel durch vorheriges Importieren ohne Berücksichtigung der Währung.

Preislisten ändern

Jede Preisliste kann eine eigene Währung haben. Über diese Option können bestehende Preislisten ebenfalls in die neue Stammwährung umgesetzt werden. Außerdem wird jeder Preisliste die neue Stammwährung als Kennzeichen gesetzt. Optional kann man angeben, dass nur die Währungsumstellung gesetzt wird. Diese Zusatzoption darf nur benutzt werden, wenn die Preislisten bereits in der neuen Stammwährung vorhanden sind, jedoch die Währungskennzeichnung falsch steht, zum Beispiel durch vorheriges Importieren ohne Berücksichtigung der Währung.

Adressen ändern

In den Adressen wird festgelegt, in welcher Währung der Kunde seine Rechnung haben möchte. Dies gilt für die Stamm- und die Alternativ-Währung. Durch das Setzen werden keine vorhandenen Rechnungen usw. verändert. Die Änderung betrifft nur neue Rechnungen.

Vertreter ändern

In den Vertretern  wird festgelegt, in welcher Währung sie ihre Provisionen haben möchten.

Telefon

Die eigene Haupt-Telefonnummer kann in Berichts-Vorlagen verwendet werden. Standardmäßig wird diese in den Vorlagen zum elektronischen Briefpapier unter „Allgemein“ in der Berichts-Verwaltung benutzt.

Fax

Die eigene Haupt-Faxnummer kann in Berichts-Vorlagen verwendet werden. Standardmäßig wird diese in den Vorlagen zum elektronischen Briefpapier unter „Allgemein“ in der Berichts-Verwaltung benutzt.

Mobil

Die mobile Hauptanschluß kann in Berichts-Vorlagen verwendet werden.

eMail

Die eigene Haupt-eMail-Adresse kann in Berichts-Vorlagen verwendet werden. Standardmäßig wird diese in den Vorlagen zum elektronischen Briefpapier unter „Allgemein“ in der Berichts-Verwaltung benutzt.

Homepage

Die eigene Homepage kann in Berichts-Vorlagen verwendet werden. Standardmäßig wird diese in den Vorlagen zum elektronischen Briefpapier unter „Allgemein“ in der Berichts-Verwaltung benutzt.

Ust.-ID

Die eigene Umsatzsteuer-Identnummer (V.A.T.) kann in Berichts-Vorlagen verwendet werden. Standardmäßig wird diese in den Vorlagen zum elektronischen Briefpapier unter „Allgemein“ in der Berichts-Verwaltung benutzt. Das optionale EDI-Modul verwendet die Ust.-ID bei der Übertragung der Nachrichtenart INVOICE.

ILN

Die ILN ist die „Internationale Lokationsnummer“ und spezifiziert jeden Betrieb weltweit eindeutig. Von der ILN werden ebenfalls die EAN-Codes abgeleitet. Das optionale EDI-Modul verwendet die ILN zur Übertragung und der eigenen Adress-Identifikation.

Steuernummer

Die eigene Steuernummer kann in Berichts-Vorlagen verwendet werden. Standardmäßig wird diese in den Vorlagen zum elektronischen Briefpapier unter „Allgemein“ in der Berichts-Verwaltung benutzt.

Bankverbindung

Sie können in diesem Bereich bis zu drei eigene Bankverbindungen hinterlegen und auf diese in den Berichtsvorlagen über Variablen zugreifen In der Standardvorlage für das elektronische Briefpapier wird die mindestens erste Bankverbindung mit ausgegeben. Neben der Klassischen BLZ/Kontonummer kann auch die IBAN/BIC der Bank hinterlegt werden. Da die IBAN sehr lang ist und man sich hier schnell vertippen kann, sollten Sie die Gültigkeit der Eingabe über die Schaltfläche „Prüf“ auf Richtigkeit prüfen. Hierbei wird nicht geprüft, ob die Nummer bei der Bank existiert, sondern nur ob die Prüfziffer anhand der offiziellen Prüfzifferntests für IBANS korrekt ist.

Logo

Das Firmenlogo kann hier eingelesen werden. Diese Funktion wird nicht empfohlen, wenn eine Online-Anbindung von Filialen über ISDN oder andere langsame Netzwerkverbindung erfolgen soll, da das Bitmap im Gegensatz zu den Berichten nicht im lokalen Zwischenspeicher gepuffert wird. Das Logo wird also bei jedem Ausdruck erneut vom Datenbankserver angefordert. Dies ist jedoch im LAN unerheblich.

Beachten Sie, dass als LOGO-Format an dieser Stelle nur das BMP-Format unterstützt wird.